Veri İşleme Sözleşmesi (Ek-1)
Sürüm: 1.4 · 29 Eylül 2026
Bu Sözleşme, Dijital Ortodontik Tasarım Danışmanlık Sözleşmesi'nin ekidir ve onunla birlikte kabul edilir. Terimler o Sözleşme'deki anlamıyla kullanılır.
1. Taraflar ve roller
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") bakımından:
- Hekim, hastalarına ait kişisel verilerin veri sorumlusudur;
- Danışman (Cihan Aydoğan), bu verileri yalnızca Hekim adına ve Hekim'in talimatıyla işleyen veri işleyendir.
2. İşlemenin konusu ve amacı
Danışman hasta verilerini yalnızca şu amaçla işler: Hekim'in sipariş ettiği vakada setup ve braket yerleştirme tasarımını hazırlamak, Portal üzerinden Hekim'in onayına sunmak ve tasarım dosyalarını Hekim'e teslim etmek. Veriler başka bir amaçla (pazarlama, yapay zekâ eğitimi, istatistik ya da satış) kullanılmaz.
3. İşlenen veriler
Kimlik verisi işlenmez. Hasta, Portal'ın verdiği vaka koduyla izlenir; hastanın adı, kimlik numarası ve iletişim bilgisi Portal'a girilmez.
İşlenen veriler (özel nitelikli sağlık verisi dahil):
- yaş, cinsiyet, önceki ortodontik tedavi bilgisi ve Hekim'in klinik notları;
- ağız içi dijital taramalar (üst çene, alt çene, kapanış);
- yüz ve ağız içi fotoğraflar (yüz fotoğrafları kişiyi tanınabilir kılar);
- panoramik ve sefalometrik radyografi, CBCT;
- Danışman'ın hazırladığı setup ve braket yerleştirme dosyaları.
4. Danışman'ın yükümlülükleri
Danışman:
- verileri yalnızca Hekim'in talimatı ve bu Sözleşme doğrultusunda işler;
- verilere yalnızca kendisinin erişmesini sağlar; ileride yardımcı çalıştırırsa onu yazılı gizlilik yükümlülüğü altına sokar;
- 5. maddedeki güvenlik tedbirlerini uygular;
- ilgili kişi (hasta) başvurularında ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun taleplerinde Hekim'e yardım eder; kendisine doğrudan gelen başvuruyu gecikmeden Hekim'e iletir;
- bir veri ihlalini öğrendiğinde Hekim'e gecikmeksizin, en geç 24 saat içinde bildirir; bildirimde ihlalin kapsamını, etkilenen vakaları ve alınan önlemleri belirtir. Kurum'a ve hastalara bildirim Hekim'in (veri sorumlusunun) yükümlülüğüdür; Danışman bunun için gereken bilgiyi sağlar.
5. Güvenlik tedbirleri
- Portal'a yalnızca şifreli bağlantı (HTTPS) ile erişilir.
- Şifreler geri çevrilemez biçimde (hash) saklanır; hatalı giriş denemeleri sınırlandırılır; formlar sahte istek (CSRF) korumasına sahiptir.
- Her Hekim yalnızca kendi vakalarını görür.
- Vakadaki önemli işlemler değiştirilemez ve silinemez bir işlem kaydına yazılır; fotoğraflara her erişim ayrıca kaydedilir.
- Sunucu Türkiye'dedir. Günlük yedek alınır; yedeğin ikinci kopyası Danışman'ın disk şifrelemesi açık bilgisayarında tutulur.
- E-posta bildirimlerine hasta verisi girmez; e-postalarda yalnızca vaka kodu ve Portal bağlantısı (ödeme e-postasında tutar ve banka bilgisi) yer alır.
6. Alt işleyenler ve aktarım
6.1. Hekim, Danışman'ın hasta verileri için aşağıdaki hizmet sağlayıcılarla çalışmasını kabul eder:
| Hizmet sağlayıcı | Görevi | Aldığı veri | Konum |
|---|---|---|---|
| Radore Veri Merkezi Hizmetleri A.Ş. (bulut sunucu) | Portal'ın barındırılması | Portal'daki tüm veriler (şifreli bağlantıyla) | İstanbul, Türkiye |
6.2. Danışman, alt işleyenlerle bu Sözleşme'deki gizlilik ve güvenlik yükümlülüklerinden az olmayan yazılı yükümlülükler kararlaştırır.
6.3. Hasta verileri yurt dışına aktarılmaz.
6.4. Danışman yeni bir alt işleyenle çalışmadan önce Hekim'i e-postayla bilgilendirir. Hekim 15 gün içinde haklı gerekçeyle itiraz edebilir; itiraz halinde Taraflar çözüm arar, bulunamazsa Hekim Sözleşme'yi feshedebilir.
7. Saklama ve silme
7.1. Fotoğraflar, radyografiler ve CBCT, yükleme tarihinden itibaren 2 yıl sonra Portal'dan ve yedeklerden otomatik olarak silinir.
7.2. Diğer veriler (taramalar, tasarım dosyaları, klinik notlar ve işlem kaydı), işleme amacının ve Danışman'ın hukuki yükümlülüklerinin ya da olası uyuşmazlıklarda hakkını koruma ihtiyacının gerektirdiği süre boyunca saklanır; bu gerekçe ortadan kalktığında silinir ya da anonim hale getirilir.
7.3. Sözleşme sona erdiğinde Danışman, Hekim'in yazılı talebi üzerine Hekim'in yüklediği kayıtları Hekim'e teslim eder.
8. Hekim'in yükümlülükleri
Hekim:
- hastayı KVKK m.10 uyarınca aydınlatır ve kayıtları Danışman'a aktarmadan önce hastanın açık rızasını alır (Portal'daki Hasta Aydınlatma ve Açık Rıza Metni şablonu kullanılabilir); imzalı rızayı kendi kliniğinde saklar;
- hastanın kimliğini ortaya koyan bilgileri Portal'a yüklemez;
- kayıtları ya da tasarım dosyalarını Portal dışında üçüncü kişilere aktarırsa, bu aktarımın hukuka uygunluğundan veri sorumlusu olarak kendisi sorumludur;
- hasta rızasını geri alırsa ya da verinin silinmesini isterse Danışman'a Portal üzerinden bildirir.
9. Denetim
Hekim, makul bir gerekçeyle ve önceden bildirerek, Danışman'dan bu Sözleşme'ye uyduğunu gösteren bilgi ve belge isteyebilir.
10. Süre
Bu Sözleşme, Danışmanlık Sözleşmesi yürürlükte olduğu sürece ve Danışman'ın elinde Hekim adına işlenen veri bulunduğu sürece geçerlidir.